El archivo, bajo llave: Chiapas publica manuales, pero aún falta acceso a la memoria documental Alerta Chiapas

El gobierno publicó manuales para reorganizar el Archivo General del Estado; el reto pendiente es garantizar el acceso ciudadano a los documentos históricos.

En la edición del 14 de mayo de 2025 del Periódico Oficial del Estado de Chiapas, se publicaron tres documentos institucionales para formalizar la operación del Archivo General del Estado: el Manual de Inducción, el Manual de Organización y el Manual de Procedimientos. Estos materiales pretenden profesionalizar la gestión del patrimonio documental de la entidad, pero también exponen las carencias actuales en cuanto al acceso, digitalización y difusión de los archivos públicos.

La publicación plantea preguntas legítimas sobre el uso social de estos documentos. ¿Qué tan accesible es la memoria documental del estado para la ciudadanía? ¿Cuántos archivos históricos están digitalizados? ¿Puede un chiapaneco consultar fácilmente un expediente, una fotografía histórica o un decreto de décadas pasadas?

¿Qué establecen los manuales?

• El Manual de Inducción presenta los valores y misión del archivo: legalidad, ética pública, servicio, conservación y promoción de la memoria histórica.
• El Manual de Organización detalla la estructura del archivo, que incluye áreas como Dirección General, Normatividad, Digitalización, Jurídica, Transparencia y Capacitación.
• El Manual de Procedimientos describe paso a paso la clasificación, resguardo, consulta, préstamo, conservación, digitalización y disposición final de documentos.

Estructura institucional

El Archivo General opera bajo una Junta de Gobierno y se conforma por las siguientes áreas técnicas:

• Dirección de Normatividad y Registro Estatal de Archivo
• Dirección de Digitalización, Conservación y Capacitación
• Área Jurídica
• Unidad de Transparencia
• Comisaría

Sus funciones incluyen la recepción de documentos con valor histórico, asesorías a dependencias, autenticación de documentos, paleografías y emisión de copias certificadas.

Procesos técnicos destacados

• Clasificación por funciones, con guardas físicas de 3 niveles.
• Digitalización en formato TIFF, incluyendo empalme digital de documentos grandes.
• Conservación preventiva ante hongos, humedad, insectos o fenómenos naturales.
• Transferencia formal de archivos mediante actas administrativas.

 ¿Realmente está abierto el archivo?

Aunque los manuales señalan que cualquier ciudadano puede solicitar la consulta de documentos, este acceso debe hacerse por escrito y está sujeto a autorización, revisión del estado físico del material y posibles restricciones legales.

También se permiten:

• Reprografías digitales.
• Solicitudes de paleografías.
• Copias certificadas de archivos históricos.

Pero en ningún punto se informa:

• Qué porcentaje del acervo está digitalizado.
• Si existe un catálogo público en línea actualizado.
• Cuántas solicitudes ciudadanas se han recibido o rechazado.

El sitio oficial del archivo (https://age.chiapas.gob.mx) promete acceso en formatos abiertos, pero el manual no especifica el nivel de cumplimiento actual de esta disposición.

La memoria que aún no se abre

En un estado como Chiapas —donde la historia institucional está marcada por conflictos sociales, transformaciones agrarias y luchas comunitarias— el archivo es una herramienta poderosa para la verdad, la justicia y la investigación académica. Su correcta operación no sólo es un asunto de trámite, sino de garantía democrática.

Publicar estos manuales puede ser un paso administrativo importante, pero sin indicadores públicos sobre acceso, consulta y resultados, el riesgo es que el archivo quede cerrado en lo que más importa: su función social.

Manuales publicados sobre el Archivo General de Chiapas