El eslabón desviado: una estrategia que sirve

Cada vez vemos con mayor claridad que, dentro de una empresa, compras interactúa con muchas otras áreas y, dependiendo de la estructura de la organización, puede convertirse en una especie de “oficina de ermitaños”… O todo lo contrario.

En algunas empresas, la gestión de compras se desarrolla casi exclusivamente dentro de una oficina: llegan las solicitudes, se procesan, los mails van y vienen, se negocia y se cierra la operación.

En otras, compras recibe la solicitud, debe verificar que sea correcta, pedir más información, procesarla, hablar con diferentes sectores, hacer el seguimiento y, hasta que ese material o servicio llega a manos del solicitante, compras no lo suelta.

Ninguna de las dos modalidades está necesariamente bien o mal, son formas diferentes de gestionar.

Trabajar entre cuatro paredes, solicitudes, mails y mensajes no está mal, pero soy de la convicción de que se aprende y se entiende mucho más cuando uno ve y vive el proceso completo, incluyendo la utilización o el destino de lo que compramos.

Ahora bien, cuando compras necesita involucrarse permanentemente en todos los procesos para que las cosas sucedan, probablemente exista algún eslabón que no esté funcionando del todo bien.

Y ahí aparece un concepto fundamental: la cadena de abastecimiento es justamente eso, una cadena.

Está integrada por diferentes áreas y procesos. Su complejidad dependerá de la envergadura de cada empresa, pero la lógica suele ser similar: el cliente genera una demanda, se realiza una solicitud, llega a compras, se procesa, intervienen proveedores, logística, depósito, administración y, finalmente, el producto o servicio llega al cliente. Entonces el ciclo vuelve a comenzar.

¿Qué sucede cuando uno de esos eslabones tiene un desvío?

La cadena se vuelve más lenta.

Una solicitud llega incompleta; logística se demora; administración no procesa un pago a tiempo; el depósito tiene diferencia de stock; el proveedor despacha de una manera que nadie había previsto.

Eslabones desviados.

Situaciones aparentemente pequeñas que, sumadas, generan demoras, reprocesos y pérdida de eficiencia.

Entonces, ¿por qué considero estratégico que compras conozca lo que sucede en las demás áreas? Porque cuando entendemos el proceso completo podemos anticiparnos, empatizar con las necesidades de otros sectores y ayudar a solucionar determinadas “trabas” que, en definitiva, también terminan afectando nuestra propia gestión.

Pensemos en un ejemplo sencillo

Al negociar una compra podemos averiguar con el proveedor cómo enviará el material: tipo de embalaje, cantidad de bultos, dimensiones, peso o modalidad de descarga. Si trasladamos esa información al depósito con anticipación, el equipo puede prever dónde guardar la mercadería, qué espacio necesitará o cómo organizar la recepción para la expedición. Una simple comunicación puede ahorrar tiempo y movimientos innecesarios.

Lo mismo sucede con administración. Si conocemos la situación financiera, los vencimientos o determinadas necesidades relacionadas con el flujo de fondos, podemos negociar condiciones de pago que resulten convenientes.

Incluso necesitamos entender qué sucede en marketing. Compras mantiene contacto directo con proveedores que disponen de imágenes, promociones, lanzamientos, acuerdos comerciales o beneficios que pueden mejorar la rentabilidad, compartir esa información y trabajar en conjunto puede convertirse en una oportunidad para desarrollar una campaña comercial de la mano de ventas.

Ese es el punto: no necesitamos hacer el trabajo de todas las áreas; necesitamos entender cómo funcionan para optimizar el nuestro.

¿Y cómo podemos conocer lo que sucede sin entrar constantemente en cada oficina o sector a preguntar?

Hay una herramienta muy simple y muchas veces subestimada: relacionarnos con las personas.

El almuerzo, un café o los momentos de esparcimiento también forman parte de la dinámica de una organización. Preguntarles a nuestros compañeros cómo están, cómo llevan el día, qué dificultades tienen o qué necesitan nos permite comprender mucho de lo que sucede detrás de cada proceso.

Todas las áreas tienen fortalezas y complicaciones, y muchas veces esas complicaciones son exactamente las que después demoran nuestra gestión.

Conocerlas nos permite anticiparnos.

Es, de alguna manera, poner aceite en la cadena de abastecimiento: generar sinergia para que cada eslabón pueda moverse mejor.

Por eso siempre recomiendo, cuando existe la posibilidad, trabajar algún tiempo en una pyme. Las pymes enseñan muchísimo porque obligan a ser multitasking. Los límites entre las áreas suelen ser más permeables y uno termina entendiendo no solamente su función, sino también cómo funciona el negocio.

En estructuras corporativas más grandes, en cambio, los procesos suelen estar mucho más segmentados y determinada información puede ser más difícil de conocer. No es una regla absoluta, por supuesto, pero la experiencia de una pyme puede brindar una mirada integral muy valiosa.

Compras necesita hoy esa mirada.

Ya no se trata solamente de abastecer ni de conseguir el precio más bajo. Las condiciones económicas cambian, los costos financieros pesan, el exceso de inventario inmoviliza capital y una mala decisión de compra puede transformarse rápidamente en material parado o pérdida de rentabilidad.

Y esa misma cercanía debemos trasladarla a nuestros proveedores.

Conocer su cadena de abastecimiento, sus procesos y mantener una relación cercana puede darnos algo sumamente valioso: información anticipada.

Cuando estamos en el radar de nuestros proveedores, podemos conocer con anticipación demoras en contenedores, inconvenientes de producción o futuras modificaciones de precios. Esa información nos permite utilizar nuestras herramientas y estrategias para reducir el impacto sobre nuestra gestión.

Por eso nuestra tarea dejó de basarse únicamente en negociar costos.

Comprar estratégicamente es mirar más allá de la compra

Comprar estratégicamente es entender qué sucede antes de que llegue una solicitud y qué ocurrirá después de emitir una orden; es conocer la cadena, detectar dónde están sus desvíos y generar conexiones que permitan corregirlos. Muchas veces, por interactuar con todas las áreas, compras termina siendo también el nexo de comunicación entre sectores que no siempre conversan entre sí.

Nuestro compromiso es abastecer, pero también aportar información, anticiparnos y facilitar que los procesos avancen. No se trata de asumir responsabilidades ajenas, sino de fortalecer nuestra gestión y contribuir a que toda la cadena funcione.

Porque una cadena de abastecimiento eficiente no depende solamente de que cada eslabón haga su trabajo. Depende también de que esos eslabones sepan trabajar juntos, y compras, por el lugar que ocupa, tiene una oportunidad enorme de conectar esas partes y ayudar a que la cadena no se detenga.