Cómo organizar las formas de cobro a clientes

Una venta puede estar prácticamente decidida y aun así no completarse si, al momento de pagar, el cliente no encuentra una opción que pueda o quiera utilizar. Por eso, las formas de cobro a clientes también forman parte de la experiencia de compra y no deberían tratarse únicamente como un proceso administrativo.

Al definir las formas de cobro a clientes, conviene considerar dónde ocurre la venta, qué alternativas necesita el comprador y cómo se registrará después cada operación.

Fuente: Shutterstock

Dónde puede frenarse una venta al momento de pagar

El último paso de la compra concentra situaciones muy distintas. Una de las más simples ocurre en el punto de venta físico: el cliente llega dispuesto a comprar, pero no cuenta con efectivo o prefiere utilizar otra forma de pago.

También puede existir una barrera de confianza. Un comprador puede querer completar la operación, pero no sentirse cómodo compartiendo los datos de su tarjeta por teléfono, mensaje o un canal que no reconoce como adecuado.

Otro escenario aparece cuando comprador y vendedor no están en el mismo lugar. Una venta coordinada mediante mensajería, redes sociales o teléfono necesita una manera de completar el pago sin que el cliente tenga que acercarse al establecimiento.

Por eso, la pregunta sobre formas de pago para mi negocio resulta más útil cuando parte de estos momentos concretos y de las necesidades que aparecen en cada uno.

Qué opciones de cobro cubren cada momento

Cada canal de venta puede requerir una forma distinta de completar la operación.

Cuando el cliente está en el establecimiento

El cobro presencial puede combinar efectivo con terminales para pagos electrónicos y opciones sin contacto, según las formas de pago admitidas por cada solución.

Los métodos de pago para una tienda deberían acompañar el recorrido del comprador. Una caja fija puede funcionar cuando todas las ventas terminan en el mismo punto, mientras que una terminal móvil puede ser más adecuada si el cobro se realiza en mesas o distintos sectores del establecimiento.

Cuando la venta ocurre a distancia

Un enlace de pago permite enviar al cliente un espacio específico para completar la operación desde su dispositivo, sin comunicar los datos de su tarjeta directamente al vendedor.

También pueden utilizarse transferencias cuando forman parte del esquema de cobro de la empresa. En ese caso, conviene establecer cómo se relacionará posteriormente el pago recibido con la venta, pedido o cliente correspondiente.

Cuando la compra ocurre en línea

Si el cliente compra directamente desde un ecommerce, el pago puede integrarse al mismo recorrido mediante un checkout que presente las opciones disponibles.

Así, una empresa puede combinar distintas alternativas según el canal en el que se concrete cada venta, sin trasladar al cliente la necesidad de utilizar siempre el mismo procedimiento.

Fuente: Shutterstock

Cómo ordenar los cobros dentro de la empresa

Ofrecer varias alternativas también exige definir qué ocurre internamente con cada operación. En las formas de pago en empresas, conviene establecer:

• Quién puede cobrar: qué personas o perfiles están autorizados para procesar operaciones.
• Cómo se identifica el pago: qué referencias permiten relacionarlo con una venta, pedido, sucursal o cliente.
• Cómo se confirma: qué verificación debe realizar el equipo antes de considerar terminada la operación.
• Cómo se informa al cliente: qué confirmación recibe y por qué canal.
• Qué comprobante se entrega: cuándo corresponde uno digital, impreso u otro documento asociado a la venta.

Estas definiciones resultan especialmente relevantes cuando intervienen varias sucursales, equipos comerciales o canales, porque permiten mantener criterios comunes entre distintos puntos de cobro.

Cómo saber si el esquema de cobro está funcionando

En lugar de partir de un porcentaje universal, una empresa puede observar sus propios datos y seguir su evolución.

Operaciones que no llegan a completarse

Conviene identificar cuántos intentos de pago quedan sin finalizar y, cuando sea posible, en qué canal o momento sucede.

Así se puede distinguir, por ejemplo, si las dificultades se concentran en una tienda en línea, en ventas a distancia o en establecimientos físicos.

Reclamos relacionados con los cobros

Cobros duplicados, operaciones no reconocidas, comprobantes difíciles de localizar o dudas sobre el estado de una transacción pueden registrarse y clasificarse.

Lo importante es observar qué problemas se repiten y si están asociados con algún canal o procedimiento específico.

Tiempo dedicado al cierre administrativo

También puede medirse cuánto trabajo requiere reunir y revisar las operaciones al finalizar el mes.

Si la administración necesita consultar varias fuentes, identificar manualmente a qué venta corresponde un pago o solicitar datos adicionales a otros equipos, esos pasos ayudan a detectar dónde hace falta ordenar mejor la información.

Fuente: Shutterstock

El esquema de pago debe responder tanto al contexto en el que compra el cliente como a las necesidades de quienes gestionan posteriormente cada operación.

Revisar las formas de cobro a clientes desde esos dos frentes ayuda a decidir qué alternativas ofrecer en cada canal y qué información necesita conservar la empresa después del pago.