El fin de la era del fierro: cómo las comunicaciones unificadas devuelven a las empresas el control del negocio Infochannel

Las empresas en México están dejando atrás los conmutadores físicos por soluciones de comunicaciones unificadas, VoIP y plataformas que transforman la movilidad, el control del cliente y la competitividad empresarial.

Durante décadas, la telefonía empresarial en México estuvo ligada a grandes conmutadores físicos, cableado complejo y altos costos de mantenimiento. Para muchas organizaciones, estos sistemas se convirtieron en parte del paisaje operativo, aun cuando su eficiencia comenzó a erosionarse. Hoy, ese modelo muestra claros signos de agotamiento.

Las comunicaciones unificadas (UC) están marcando el cierre definitivo de la llamada “era del fierro”, no solo como una evolución tecnológica, sino como un cambio estratégico en la forma en que las empresas gestionan la relación con clientes y colaboradores.

El peso de la costumbre y la desinformación

Rolando Calderón, especialista en soluciones de voz y comunicaciones empresariales en VozSynergy, explicó durante un webinar organizado por Neocenter y Yeastar que la permanencia de equipos heredados rara vez responde a una necesidad técnica real.

“La permanencia de equipos obsoletos no responde a una necesidad técnica, sino a la costumbre y a la desinformación”, afirmó.

Calderón recordó que los primeros sistemas de comunicaciones empresariales llegaron al país impulsados por grandes operadores, bajo esquemas de financiamiento a largo plazo. Estos conmutadores, inicialmente analógicos y después basados en enlaces E1, definieron durante años la manera en que las empresas entendieron la telefonía.

“La necesidad de tarjetas específicas para cada función, la dificultad para conseguir refacciones y la dependencia de especialistas externos reforzaron la percepción de que la complejidad era inevitable”, explicó.

Con el tiempo, muchas organizaciones asumieron que operar la telefonía empresarial debía ser costoso y rígido, una idea que hoy ya no se sostiene.

El verdadero riesgo: perder el control del contacto con el cliente

Uno de los principales frenos para la modernización sigue siendo la creencia de que migrar a nuevas plataformas implica una inversión similar a la del sistema original. Sin embargo, el modelo ha cambiado de fondo.

A diferencia de los conmutadores tradicionales, las soluciones actuales permiten reutilizar teléfonos existentes, operar con softphones en computadoras, integrar aplicaciones móviles y habilitar esquemas de movilidad sin inversiones desproporcionadas.

Otra resistencia común es pensar que el teléfono de oficina ha perdido relevancia. Para Calderón, ese razonamiento es peligroso.

“Cuando un vendedor se va y las llamadas llegan a su celular personal, la empresa pierde no solo el número, sino también el registro, la trazabilidad y la calidad de la atención”.

En ese escenario, la organización deja de tener visibilidad sobre cómo se atienden los contactos, qué clientes llaman, cuánto tiempo esperan y cómo se da seguimiento a cada interacción.

De PBX a plataformas de comunicaciones unificadas

La llegada de la voz sobre IP representó un punto de quiebre. Lo que antes requería múltiples tarjetas y equipos hoy puede concentrarse en una sola unidad o directamente en la nube. No obstante, el verdadero salto está en la integración.

Plataformas como Yeastar han evolucionado de ser un PBX tradicional a convertirse en soluciones completas de comunicaciones unificadas, capaces de centralizar llamadas, mensajería de WhatsApp, videollamadas, presencia, directorios y herramientas de supervisión en una sola interfaz, disponible tanto en escritorio como en dispositivos móviles.

Calderón compartió cómo su propia empresa integró telefonía, CRM, WhatsApp y herramientas colaborativas como Microsoft Teams.

“Gracias a estas integraciones, el estado de un usuario se actualiza automáticamente entre plataformas, lo que mejora la coordinación interna y la experiencia del cliente”, señaló.

Movilidad real y datos accionables

Uno de los beneficios más visibles de las comunicaciones unificadas es la movilidad sin fricciones. Un usuario puede iniciar una llamada en su celular, continuarla en su computadora y transferirla sin interrupciones, manteniendo siempre la identidad corporativa.

En áreas como soporte técnico, ventas o atención a clientes, esto elimina la dependencia del teléfono físico y permite atender llamadas mientras el personal se desplaza.

Además, la integración con sistemas de gestión de clientes convierte cada llamada en una fuente de información estratégica. Al recibir una llamada, el sistema puede mostrar automáticamente el historial del cliente, registrar el motivo del contacto y facilitar el seguimiento posterior.

“La llamada deja de ser solo voz y se convierte en un punto de entrada de datos para el negocio”, explicó Calderón.

Call center sin barreras de entrada

Otro cambio relevante es la democratización de las herramientas de monitoreo y control. Antes, contar con funcionalidades de call center requería grandes inversiones y equipos de cientos de agentes. Hoy, incluso grupos pequeños de ventas o soporte pueden acceder a dashboards, wallboards y reportes en tiempo real.

Estas herramientas permiten identificar llamadas abandonadas, medir tiempos de atención y evaluar el desempeño de los agentes.

“En muchos casos, el problema no era el conmutador, sino la falta de visibilidad sobre cómo se estaban atendiendo las llamadas”, subrayó.

El desafío cultural

Más allá de la tecnología, el reto principal sigue siendo cultural. Fabricantes, integradores y canales enfrentan la tarea de explicar que la telefonía empresarial ya no se limita a hacer y recibir llamadas.

“El mensaje es contundente: la era del fierro está llegando a su fin. Las empresas que entiendan este cambio no solo reducirán costos, sino que ganarán agilidad, control y competitividad en un entorno cada vez más digital”, afirmó Calderón.